Rédacteur web : comment j’organise mes dossiers ?
Entreprendre sur le web, c’est aussi une question d’organisation. Entre les papiers administratifs, la comptabilité, les projets clients et la communication, mieux vaut être bien préparé et utiliser les bons outils.
Mais comment gérer ses dossiers en tant que rédacteur web freelance ? Je vous partage mes logiciels et astuces pour simplifier son quotidien.
Gestion de projet et d’entreprise : la To-Do List centralisée
Je suis un adepte des To-Do List, digitales ou non ! Et ça vaut autant pour la gestion de ma micro-entreprise que pour les stratégies éditoriales de mes clients ou encore les projets multipartenariaux.
Côté outils, je suis adepte de Trello, un logiciel très visuel. L’idée est de répartir des cartes sur un ou plusieurs tableaux, d’y assigner des noms et des étiquettes de couleur et de les classer dans l’ordre souhaité (priorité, tâche à effectuer ou déjà effectuée, thématique, etc.). J’ai par exemple un tableau pour mes clients, avec une colonne pour chaque client et un autre sur mes communications à venir.
Notion est assez répandu dans le monde des Digital Nomades et des freelances. Le conseil que je vous donne : tester et choisir un outil, et éviter de vous éparpiller !
Dossiers clients : des outils collaboratifs
En rédaction web et SEO, je travaille souvent en asynchrone et en collaboration avec mes clients. Pour plusieurs raisons :
- les documents partagés permettent de commenter et modifier facilement les textes que je rédige ;
- un fichier en ligne permet de mettre en commun nos idées de thèmes ou de mots-clés à traiter dans un blog ;
- un calendrier éditorial partagé permet de suivre l’évolution d’un projet de manière simple.
La suite Google me satisfait complètement, autant pour les documents textes que pour les tableurs Sheet. Sans être un professionnel de l’organisation en ligne, j’arrive à bien gérer mes dossiers en ligne… Tout en faisant des copies (au cas où l’accès Internet ne fonctionne plus !).
Et, d’ailleurs, parole de rédacteur : Google Doc propose des extensions pour utiliser des outils de correction orthographique (Antidote) ou de détecteurs de plagiat (Plagium) !
Mails : des boîtes de réception organisées
Bien organiser ses mails, c’est important, surtout pour les personnes travaillant dans le numérique ! J’ai décidé d’utiliser 3 boîtes :
- 1 professionnelle ;
- 1 personnelle ;
- 1 pour les newsletters.
Pour la première, j’organise mes libellés par thèmes (formations, évènements, partenariats…) et par clients.
Personnellement, j’utilise Infomaniak pour la messagerie professionnelle, puisque c’est aussi l’hébergeur de mon site web. Côté perso et abonnements, j’ai opté pour Gmail. L’avantage de Gmail, c’est qu’il permet de profiter de certaines extensions comme Sortd pour afficher ses mails sous la forme de tâches… Plutôt sympa pour bien organiser ses dossiers de rédacteur web freelance.
Prospection : des actions menées depuis un logiciel unique
Pour tout le côté commercial, je recours à un logiciel dédié : un CRM (pour Customer Relationship Management), donc une base de données clients et prospects. En l’occurrence, j’utilise Hubspot.
Deux fois par semaine, je fais le point sur les contacts à relancer, l’édition et l’envoi des prochaines newsletters, les formulaires à diffuser, etc. Un peu comme pour le rangement des papiers, le classement des fiches sur un CRM permet de gagner du temps et d’y voir beaucoup plus clair.
Il y a d’autres outils tout-en-un pour organiser sa communication et sa prospection. Vous pouvez, par exemple, tester gratuitement System.IO via ce lien.
Facturation : la simplicité avant tout
Un peu comme Hapilily et comme vous, je suppose : j’apprécie la simplicité. J’ai opté pour Abby, une application de comptabilité made in France (made in Nancy, pour être exact). Plusieurs avantages :
- centralisation des éléments de facturation ;
- suivi des transactions ;
- mise en forme des devis, propositions et factures ;
- actualisation du livre des recettes ;
- etc.
Mon conseil : toujours garder des copies de ses documents de comptabilité sur son propre ordinateur, par sécurité. Bien sûr, rien ne vous empêche de faire vos factures avec un tableur Excel, mais l’outil me fait gagner quand même beaucoup de temps.
Vous pouvez essayer Abby avec ce lien de parrainage et bénéficier d’une réduction ou d’un mois offert !
Inspiration : des supports digitaux et papiers
Les idées surviennent n’importe quand… Et n’importe où. Surtout chez les entrepreneurs. Vous savez, cette inspiration pour un thème à traiter dans un blog, ou des idées de posts sur les réseaux sociaux, ou encore l’intuition de devoir (re)contacter quelqu’un.
Le problème, c’est que ces idées disparaissent très vite. J’ai 3 outils fétiches pour les conserver :
- l’application Trello sur mon téléphone :
- un enregistreur vocal, que j’utilise aussi pour des idées de paroles (étant musicien) ;
- de bons calepins à l’ancienne, mais dont je reporte le contenu au propre ensuite. Faites attention à ne pas les mettre n’importe où… D’où l’intérêt de bien ranger sa maison, d’ailleurs.
J’essaie d’anticiper ces moments créatifs, mais sans altérer mon organisation.
Ma méthode pour gérer mes dossiers en tant que rédacteur web freelance, c’est d’avoir un outil assigné à un domaine particulier. J’aime aussi combiner un peu le physique et le digital, même si je favorise quand même les outils numériques. Mais que ce soit pour vos dossiers en ligne ou pour l’organisation de votre espace de vie, je vous propose de découvrir les raisons de faire appel à un Home Organiser !
Article invité écrit par Geoffrey Royer, rédacteur web SEO
