Organiser ses mails et ranger sa boîte de réception : c’est bien la tâche que nous remettons toujours au lendemain ! Entre l’invasion de courriels marketing et promotionnels, de newsletters et autres notifications sans grand intérêt, le tri des messages s’annonce bien laborieux.
Et pourtant : avec une bonne méthode, les outils adéquats et quelques astuces d’optimisation, vous pourrez retrouver le contrôle de votre messagerie et remettre facilement de l’ordre dans votre espace en ligne !
Pourquoi mettre de l’ordre dans ses courriels ?
Sécuriser ses mails
Une boîte mail bien organisée est une boîte mail sécurisée. Pourquoi ? Parce que vous avez le contrôle et que vous pouvez détecter les tentatives de phishing ou tout autre contenu suspect.
En plus, si vous triez vos messages régulièrement, vous minimisez les risques de fuites de données personnelles. Plutôt important donc.
Gagner en efficacité
Quel mail est prioritaire ? Quel autre est accessoire ? Combien de temps vous reste-t-il pour répondre à ce message ?
Un système d’organisation des courriels permet de repérer rapidement les messages importants et de prioriser les tâches. Vous y passez moins de temps; et le temps est précieux, non ?
Réduire l’impact environnemental
Le numérique, ça pollue ! Peu de gens sont conscients de l’impact environnemental des e-mails. Chaque message stocké et chaque échange inutile consomment de l’énergie et contribuent à l’empreinte carbone. En épurant votre boîte mail et en adoptant une gestion éco-responsable, vous participez à la réduction de ce poids écologique.
Se simplifier la vie, tout bonnement !
Peut-être LA raison d’organiser ses mails : gagner en efficacité et en simplicité.
Avec une boîte de réception ordonnée et une bonne méthode de classement, vous y consacrez moins d’énergie, moins de « jus de cerveau ».
Concrètement, cela veut dire moins de stress à l’idée de manquer un message important, moins de temps passé à fouiller les Spams ou les Archives pour récupérer un mail perdu, etc.
D’ailleurs, c’est aussi l’une des raisons de faire appel à une spécialiste du rangement : retrouver de la sérénité, de la simplicité et de la joie dans son quotidien !
Organiser ses mails : les 7 actions à mettre en œuvre
Avec quelques astuces clés, vous pouvez transformer votre boîte de réception en un outil simple et plus facile à utiliser. Même si le mieux est de faire appel à un Professionnel de l’Organisation, voici tout de même quelques actions à mettre en place.
Garder une boîte de réception vide
L’objectif « 0 mail » dans votre boîte de réception est un idéal vers lequel tendre. Traitez les courriels dès leur arrivée : répondez, supprimez, déléguez, classez ou archivez. La voie royale vers un esprit plus apaisé et calme face à l’écran.
Répartir les mails selon l’action réalisée
Dès la réception d’un mail, vous pouvez l’envoyer vers l’un des 3 dossiers transitoires :
- « À faire » ou « To Do Box » : ici, vous déposez les mails nécessitant une action de votre part. Que ce soit répondre à un mail, suivre une recommandation ou effectuer une tâche associée, cette boîte est dynamique et en constante évolution.
- « En attente de réponse » ou « Zen Box » : après avoir traité un mail, mais en attendant une réaction ou une action de la part de quelqu’un d’autre, déplacez-le ici. Cela vous permet de suivre les fils de discussion sans encombrer votre boîte principale et de faire des relances si besoin.
- « Archives » ou « Stop Box » : les mails qui ne nécessitent plus votre attention ou qui ont été résolus, peuvent être placés dans un dossier d’archive où vous stockez les missives sans action requise qu’il faudra ensuite classer dans les dossiers correspondants.
Là où le rangement d’une maison peut se faire selon les catégories d’objets, la boîte mail peut être organisée en fonction de l’action attendue.
Utiliser des libellés et dossiers bien nommés
Comme pour ranger ses papiers, évitons les piles de documents; même numériques !
Optimisez l’organisation de vos mails en utilisant des libellés, labels et dossiers. Vous pouvez faire un tri et un classement selon le sujet, l’expéditeur, le projet, etc.
Petite astuce organisationnelle : rajoutez un numéro « 01 – » devant les libellés pour les ordonner et les classer comme vous le souhaitez.
Assigner un rôle précis à vos adresses mail
Adresse pro, perso, poubelle, etc…Certains utilisateurs ont même des boîtes mail dédiées à la veille ou aux newsletters ! Le tout est de ne pas les multiplier, mais peut-être de dissocier les grands domaines de votre vie.
Se désabonner des newsletters inutiles
Trop souvent, nous nous retrouvons abonnés à des infolettres et newsletters pas toujours très intéressantes. Concrètement : l’adresse e-mail a été intégrée dans une base de données (type CRM) d’une entreprise utilisant les mails marketing.
Les expéditeurs ont l’obligation de mettre un bouton « se désabonner », « se désinscrire » ou « Unsubscribe » : cherchez-le, le plus souvent en petit et en bas du mail, pour ne plus recevoir ces messages.
Supprimer les mails obsolètes
Cela peut sembler évident, mais c’est tout aussi important. N’hésitez pas à éradiquer les mails inutiles. Cela aide à maintenir un environnement de messagerie épuré et fonctionnel, encore plus si vous vous instaurez une routine de tri et de nettoyage.
Donc, les messages sans intérêt : direction la corbeille !
Régler ses filtres antispam
Même s’ils ne sont pas infaillibles, les systèmes de sécurité et de filtrage antispam des fournisseurs de messagerie sont quand même très utiles. Là aussi, l’idée est de limiter le nombre de mails promotionnels, de démarchage, prospection et autres publicités.
Quelques outils bien pratiques pour alléger sa messagerie
Nous sommes à l’ère du numérique et de l’automatisation. Alors, autant en profiter pour se simplifier la vie (ça tombe bien, c’est le mantra de Hapilily !). Voici quelques outils, à la fois complets et accessibles, pour bien gérer ses mails.
System.io : un outil en ligne tout-en-un pour se faciliter la vie
Pour les entrepreneurs, System.io est une plateforme tout-en-un assez pratique et efficace pour simplifier la gestion de votre activité en ligne.
Alors, oui, cela va au-delà de la simple messagerie. Mais ses fonctionnalités aident à réduire le nombre d’e-mails nécessaires pour gérer des tâches telles que le marketing par e-mail, les webinaires et la création de sites.
Je vous propose d’ailleurs de tester l’outil grâce à sa formule gratuite. De mon côté : j’en suis très satisfaite !
Calendly : limitez les échanges mails grâce à un agenda intégré
Vous connaissez ces discussions par mails interposés pour trouver le créneau d’une future réunion ou visio. Un outil comme Calendly vous permet de générer un agenda en ligne.
Concrètement, si vous envoyez le lien à quelqu’un, la personne pourra prendre un créneau et les 2 correspondants recevront une notification confirmant l’horaire et le lieu. Plutôt sympa pour ne plus perdre du temps en échanges écrits interminables.
Brevo : automatisez vos séquences e-mails et newsletters
Brevo est pratique aussi pour les entrepreneurs souhaitant automatiser et organiser leurs mails professionnels. J’y associe 2 fonctionnalités clés :
- la conception de formulaires d’inscription et de capture, avec suivi des performances ;
- la mise en place de campagnes et séquences mails automatiques, où les personnes le désirant reçoivent des messages sur plusieurs jours ou semaines. Plutôt intéressant pour des mini-formations ou des programmes indépendants.
Bien sûr, il faut s’assurer de ne pas pratiquer le Spam et que les personnes inscrites soient réellement intéressées par le sujet de ces courriels !
Sortd : transformez vos courriels en tâches à gérer
Sortd est une extension Chrome utilisable pour Gmail. Il transforme votre boîte mail en un ensemble de tâches à réaliser et vous propose de les trier selon votre convenance.
L’outil est assez visuel et donne un bon aperçu des actions à mener, à la façon d’un Trello ou d’un logiciel de gestion de projet.
Et sinon : quel est le meilleur logiciel pour avoir une boîte mail bien rangée ?
Outlook, Gmail, Orange… Vous pourriez penser que le fournisseur impacte énormément la façon de gérer ses mails. Mais finalement, organiser ses mails, c’est comme ranger sa maison : tout est question de méthode et de priorisation !
En Home Organising, il y a une règle simple : tout doit être accessible en 2 mouvements maximum ! Du côté des mails, disons que 2 clics doivent suffire à parvenir au message que vous souhaitez. Cela implique de savoir tout de suite où le chercher.
Une boîte mail bien gérée, c’est donc beaucoup de problèmes en moins. Même si cela paraît bien peu de choses, ce travail d’optimisation et de rangement peut vous soulager d’un poids. Et d’ailleurs, si vous souhaitez l’avis d’une professionnelle là-dessus, vous pouvez bien sûr demander une 1re consultation gratuite et sans engagement pour discuter de votre situation !
